Udgangspunktet: Behov for en mere effektiv arbejdsgang

Dansk Skoleidræt er en landsdækkende idrætsorganisation med det overordnede mål at fremme alle elevers indlæring og trivsel gennem idræt og bevægelse i en varieret skoledag.

Dansk Skoleidræt kom i kontakt med Lime i begyndelsen af ​​2020, da de ledte efter en måde, hvorpå de gennem bedre dokumentation af forholdet til medlemmer og vigtige interessenter kunne planlægge og strukturere deres aktiviteter for at blive mere målrettet og effektiv i deres arbejdsindsatser.

Deres 21 medarbejdere fordelt over 5 forskellige teams identificerede, at der var behov for et system, der kunne give et samlet overblik over, hvilke aktiviteter der foretages på skoler, kommuner, kredse, regioner, fonde, politikere og samarbejdsrelationer.

De ønskede at yde den bedste service til deres medlemmer og havde her brug for en CRM-løsning, der passede deres organisationsstruktur og med kapacitet til at:

  • Give et overblik over vigtig information om interessenter, events og aktiviteter.
  • Forene organisationen og styrke vidensdeling på tværs af teams i hele organisationen.
  • Hjælpe medarbejderne i deres hverdag med hurtigt at finde relevante informationer om medlemmer og andre interessenter.
  • Aflæsse administrativt arbejde, så medarbejderne kan fokusere mere på kontakt med interessenter.
  • Hjælpe med at optimere medarbejderenernes arbejdsprocesser.
  • Integrere med andre vigtige systemer, såsom deres økonomisystem, hjemmeside, Outlook og nyhedsbrev.

"Det var vigtigt for os – der ikke kommer fra den kommercielle verden – at få en proces omkring produktet og gerne med en partner, der ikke er en leverandør, men en decideret samarbejdspartner, og som ville kunne forstå, hvem vi er som organisation. Og det var også derfor valget faldt på Lime, og det er vi også blevet bekræftet i efterfølgende."

Bjørn Friis Neerfeldt, Generalsekretær, Dansk Skoleidræt

Valget af Lime: Omfattende erfaring kombineret med en integreret og fleksibel løsning

Lime havde allerede mange års erfaring med implementering af CRM-systemer for medlemsorganisationer og kunne derfor hurtigt sætte sig i Dansk Skoleidræts sted. Lime kunne ligeledes tilbyde en løsning, der nemt kunne integreres med dynamiske hjemmesideformularer, et værktøj til nyhedsbreve, Outlook og e-conomic med mere. Men dette var kun én af ​​grundene til, at Lime endte med at blive CRM-leverandør for Dansk Skoleidræt. Andre årsager var:

  • Fleksibilitet: En løsning, der kunne tilpasses de specifikke behov og muligheden for at foretage egne konfigurationer
  • Enkelhed: En brugervenlig løsning uden unødvendige funktioner, man alligevel ikke bruger.
  • Tilgængelighed: Support og oplæring både under og efter implementeringsprocessen
  • Forståelsen for en kompleks organisation: Lysten og evnen til at forstå kompleksiteten i organisationen og implementere et produkt, der kunne omfavne denne kompleksitet.

Leveringen: Tæt samarbejde for at strukturere data, ændre arbejdsgange og oplære brugerne

Vi påbegyndte Implementeringen af ​​Lime CRM tilbage i august 2020, og den blev gennemført som et projekt i fire faser af et team bestående af projektledere og applikationskonsulenter fra Lime i tæt samarbejde med et projektteam bestående af en repræsentant fra hver afdeling i Dansk Skoleidræt.

Tidligere havde Dansk Skoleidræt gemt data flere forskellige steder: events og aktiviteter blev manuelt indsat i en stor Excel-fil, nyhedsbreve blev sendt ud via et eksternt e-mailmarkedsføringsværktøj, og kontaktoplysninger for interessenter blev gemt i ERP. Under implementeringen gjorde man en stor indsats for at gøre det muligt at importere alle disse data til Lime CRM.

Med implementeringen af ​​Lime CRM blev det nødvendigt at ændre arbejdsgange. Hos Lime støttede et projektteam udviklingen og implementeringen af ​​disse arbejdsgange for at sikre, at de førte til flere fordele end de tidligere processer.

Afslutningsvis i leveringen blev der lagt vægt på at oplære administratorer og superbrugere i Lime CRM. Ved hjælp af forskellige workshops og øvelser lærte de, hvordan man foretager egne ændringer og konfigurationer af systemet, hvilket de satte meget pris på. Alle slutbrugere gennemgik også en omhyggelig oplæring i brugen af Lime CRM.

Takket være vores organiserede tilgang og Limes kompetente projektteam, kunne Dansk Skoleidræt føle sig trygge og få den støtte, de havde brug for til en vellykket levering.

"Lime leverede nogle indledende strukturark til os, og de bad os om at udfylde dem, hvilket indebar, at vi blev tvunget til at beskrive, hvordan organiseringen af projektet skulle se ud. Vi fik ret tidligt i processen fordelt rollerne for, ”hvem der gør hvad”, hvilket var noget vi satte stor pris på. Det, at Lime ”pushede” os lidt processuelt har gjort, at vi i dag har opbygget en rigtigt solid organisering."

Bjørn Friis Neerfeldt, Generalsekretær, Dansk Skoleidræt

Vil du vide mere om Dansk Skoleidræts løsning?

Resultater og de næste trin

Blot få måneder efter leveringen bruger medarbejderne Lime CRM dagligt og føler, at de har den rette viden til at bruge systemet. De har også mærket, hvordan de forskellige arbejdsopgaver er blevet strømlinet.

“Det værktøj, der har vist sig at være mest værdifuldt for os indtil videre, er værktøjet for kursusadministration. Lime har ikke blot leveret et ”customer relationship management”-program, men et reelt styringsværktøj, der gør det muligt for os at følge, hvordan det går med vores kurser. Vi har tidligere haft problemer med for mange deltagere på kurserne, og der var ikke helt enighed om, hvor grænsen for antal deltagere gik. Nu låser kurserne sig automatisk, når pladserne er taget, hvilket gør det meget lettere for os at administrere og holde styr på dem. Vi vurderer også, at vi bruger meget mindre tid på administration og lettere kan overskue, hvornår vi må aflyse kurser, hvilket har gjort faktureringen nemmere osv.” Bjørn Friis Neerfeldt, Generalsekretær, Dansk Skoleidræt

Takket være fleksibiliteten i Lime CRM har Dansk Skoleidræt fået mange idéer til, hvordan de kan drage endnu større fordel af deres nye CRM. De ser for eksempel på muligheden for at bruge Lime CRM som et kursusadministrationsværktøj. De har også planer om at integrere Lime CRM med deres webshop. Eftersom der er utallige muligheder, er det kun fantasien, der sætter grænser!

 

Kursuskalender til tilmelding af kurser og events bygget i Lime’s dynamiske formularer.

Vil du også opnå samme resultater som Dansk Skoleidræt ?

Book en demo