Inden for brancher som ejendom, maskiner og energi er arbejdsordrehåndteringen   en del af den løbende forretning. Den udfylder en vigtig funktion for at klarlægge, hvilke arbejdsopgaver, som skal udføres af hvem, hvornår og hvor. Uanset, om det gælder en arbejdsordre til en maskine, som skal kontrolleres, eller om ejendomsfunktionæren har brug for at kunne håndtere indkommende fejlmeldinger, så må al den nødvendige information være tilgængelig for personen, som skal udføre arbejdet.

Som en reaktion på de udfordringer traditionel arbejdsordrehåndtering indebærer, såsom tidskrævende papirarbejde og ineffektiv ressourcestyring, er flere aktører gået over til digitale arbejdsgange. At stole på en arbejdsordrehåndtering, som består af papir, pen og Excel indbærer en hel del risici, hvor der både slækkes på sikkerheden, og der opstår informationshuller. I dag handler arbejdsordrehåndtering ikke længere om bare at sørge for, at arbejdet bliver udført, men også om, hvordan samarbejdet mellem kontor og arbejdsplads kan styrkes og skabe en bedre serviceoplevelse for kunderne.

I denne artikel kommer vi nærmere ind på, hvad digital arbejdsordrehåndtering er – og fremhæver tre fremgangsmåder for, hvordan de kan skabe merværdi i virksomheden og for kunderne.

Hvad indebærer digital arbejdsordrehåndtering?

En arbejdsordre indeholder alle de detaljer, som behøves til den arbejdsopgave, som skal udføres. Betegnelsen anvendes flittigt inden for brancher som ejendom, maskinservice og energi, hvor arbejdsordren ofte gælder for en reparation, vedligeholdelsesarbejde eller installationer. Arbejdsordrehåndteringen forklarer, hvordan denne arbejdsproces håndteres. Sædvanligvis sørger en arbejdsleder for, at arbejdsordren indeholder al den information, som kræves; hvad der skal laves, hvilke materialer, der skal anvendes, hvornår det skal udføres, og hvem, som skal udføre arbejdet. Hvis opgaven kræver, at ordren udføres ud fra specielle sikkerhedsforskrifter, skal denne information findes i arbejdsordren. Derefter tildeles arbejdsordren den ansatte, som skal udføre opgaven. Med digital arbejdsordrehåndtering kan denne arbejdsproces håndteres via et enkelt system, hvor al vigtig information er samlet, og som med fordel kan anvendes fra såvel PC’er som tablets og mobilenheder. En god arbejdsordrehåndtering muliggør altså et organiseret og mere effektivt arbejdsflow mellem kontor og arbejdsplads.

3 måder at skabe merværdi med digital arbejdsordrehåndtering

Vi fremhæver tre måder til, hvordan en digital og moderne arbejdsordrehåndtering kan skabe merværdi for både virksomheden og kunderejsen.

1. Information lettilgængelig- hele tiden!

En risiko ved mangelfuld arbejdsordrehåndtering er, at der let skabes informationsøer internt. For det er ikke kun en ubehagelig oplevelse for ejendomsfunktionæren, når vedkommende står med et bundt papirer med arbejdsordrer og opdager, at der mangler vigtig information. Det samme gælder for kunden, som ønsker at få status på sit anliggende, men som henvises rundt til den ene efter den anden i en evighed, fordi ingen sidder med svar. Det bliver mildt sagt en skuffende oplevelse for alle, som er indblandet.

Målet med digital arbejdsordrehåndtering er, at råde bod på unødige informationsmangler. Når arbejdsordren håndteres digitalt, kan såvel arbejdslederen som medarbejderen være sikker på, at al nødvendig information er tilgængelig – og begge parterne kan følge opgaven i realtid. Det bliver lettere at vende tilbage til kunderne, medarbejderne ved, hvad der skal gøres, og arbejdslederen får et større overblik.

2. Giv kunderne en bedre oplevelse

Det er ingen hemmelighed, at kunder kan lide god service, men i takt med teknologiens udvikling skabes der nye forventninger og krav. Forventninger, som f.eks. endnu hurtigere service, statusopdateringer og muligheder for at påvirke hvor og hvordan servicen skal foregå. Kan man som virksomhed møde disse forventninger, eller til og med overgå dem, er der forudsætninger for at skabe tilfredse og loyale kunder, som holder ved – noget, som kan være afgørende, når markedet forandrer sig.

Ved at forhøje kvaliteten af hver arbejdsordrehåndtering og sikre, at ressourcer anvendes på den bedst mulige måde, vil arbejdsgangen bliver betydeligt mere produktiv og effektiv. Kunderne kan få hjælp hurtigere og får en bedre og mere professionel serviceoplevelse. Desuden er det let at vise, at I interesserer jer for kunderne ved at sørge for, at de får kontinuerlige statusopdateringer.

3. Arbejd mere proaktivt

Med al information i et og samme system, bliver det lettere at begrunde beslutninger ud fra data og ikke mavefølelsen. Er det 20. gang samme fejl opstår i ejendommen syd for byen? Hvilke opgaver tager normalt længere tid, og hvilke ressourcer arbejder i området?

Ved at have kontrol over arbejdsflowet allerede fra begyndelsen, kan man arbejde mere proaktivt og placere ressourcerne der, hvor de er mest til nytte. Er der en speciel maskine, som kræver tilsyn eller vedligeholdelsesarbejde mindst én gang om måneden? Lav automatiserede arbejdsordrer, så man i tide kan planlægge, hvem som skal gøre hvad, og bevar kvaliteten ved at lave tjeklister, som skal afkrydses i arbejdsordren, så de rette opgaver bliver udført. Hvis du anvender arbejdsordrehåndteringen direkte i et CRM-system, bliver al den øvrige kundeinformation desuden tilgængelig for dig på et og samme sted sammen med al historik om tidligere sager.

Sammenfattende

En digital arbejdsordrehåndtering hjælper ikke kun virksomheden med at skabe arbejdsordrer af højere kvalitet, men muliggør også en bedre forbindelse mellem arbejdsleder, medarbejder og kunde. Med mere effektiv ressourceplanlægning og al information tilgængelig på samme sted, kan ressourcerne anvendes på en bedre måde, hvor både tid og penge kan spares, og I kan vise kunderne, hvordan man leverer rigtig god kundepleje.

Lime Work Order tager det bedste fra to verdener – styrken og fleksibiliteten med Lime CRM kombineret med arbejdsordrehåndtering for et sømløst flow. Alt i ét system for at forenkle jeres hverdag.